Como Crear Formatos De Impresion En El Software Contable xlBooks

30 MINUTOS

El Software Contable xlBooks permite que usted defina sus propios formatos de impresión de pólizas y de cheques.

En resumen, un formatoes una plantilla dividida en tres secciones:

El primero, es el encabezado. El segundo es el detalle. El tercero es el pie.

Borrar. Inicia un nuevo formato eliminando todos los controles.

Abrir. Para abrir un formatopreviamente creado.

Guardar. Guarda los cambios realizados al formato.

Vista previa. Muestra un ejemplo en pantalla de cómo quedaría su póliza o cheque.

Imprimir. Imprime un ejemplo de cómo quedaríasu póliza o cheque.

Secciones. Son las tres partes del formato.

Encabezado. Establece el encabezado como la sección activa. Los siguientes controles creados se añadirán a esta sección.

Detalle. Establece el detalle como la sección activa. Los siguientes controlescreados se añadirán a esta sección. Normalmente, el detalle se usa paracontener una grilla.

Pie. Establece el pie como la sección activa. Los siguientes controles creados seañadirán a esta sección.

Controles. Los controles permiten indicar la posición y los datos a incluir en las pólizas ocheques. Existen 5 tipos de controles: Letreros, cuadros de texto, cuadros detexto enriquecido, imagen y grilla.

Etiquetas. Permiten escribir una cadena de longitud y contenidos fijos.

Cuadros de texto. Permiten que el sistema los llene con los datos del sistema y de la póliza. Por ejemplo, el nombre de la empresa, el folio de la póliza, la suma de cargos yabonos, etc.

Archivos de texto. Permite incluir archivos externos de texto o de formato de texto enriquecido. Ideal para incluir logotipos o mensajes de felicitación.

Cuadro de imagen. Permite incluir una imagen.

Rejilla. Permite incluir el detalle de las pólizas. En principio, sólo se permite unarejilla por formato y estará en la sección de detalle.

Para insertar un control, haga clic en el botón del control que desee crear. El control se creará en la sección activa.

Para borrar un control, haga clic en el control y oprima .

Para seleccionar un control, haga clic sobre él. Para elegir el siguiente control (en el orden en que fueron creados), oprima . Para elegir el control anterior, oprima .

Cómo mover un control. Seleccione el control a mover. Utilice las flechas de dirección (asegúrese queen la barra de botones se observe el botón . Si usted observa el botón , haga clic sobre éste). También puede moverun control, haciendo clic sobre éste con el botón derecho y arrastrándolo a lanueva posición. Usando el botón derecho, usted puede mover un control entre secciones.

Para modificar el tamaño de un control. Seleccione el control a modificar sutambado. Usted puede arrastrar los botones selectores alrededor del control en la dirección deseada. También puede modificar el tamaño de los controles con las flechas de la siguiente manera. Observe la barra de botones, si ve el botón , haga clic sobre él, para mostrar el botón . Observe, el botón a la derecha de este último. Si el botón se muestra como (flechas hacia fuera), usted podrá hacer crecer el control con las flechas. Si el botón se muestra como (flechas hacia adentro), usted podrá decrecer el control con las flechas.

Cómo acceder a las propiedades generales y de los controles. Tanto el formato como los controles se deben adaptar a sus necesidades. Para acceder a las propiedades generales (del formato), haga clic en cualquier parte libre de la forma y haga clic en . Para acceder a las propiedades de los controles, haga clic sobre el control que desee modificar y haga clic en . Otra forma de acceder a las propiedades es hacer doble clic sobre el control o un área libre de la forma.

Propiedades generales.

Las propiedadesgenerales (del formato) están divididas en tres pestañas: “Generales”, “Hoja” y“Preferencias”.

Generales.

Identificación.

Nombre. Indique el nombre del formato.

Usar en. Este campo muestra “Contabilidad” o “Bancos” y no puede modificarlo.

Continuidad. En este cuadro de selección, indique:

Una hoja de longitud fija. La forma trunca los datos a una solahoja. Si los datos de la póliza o cheque requieren más de una hoja, los datos“sobrantes” no se imprimirán.

Varias hojas, con cortes. La forma imprime tantas hojas como sean necesarias para incluir todos los movimientos de la póliza o cheque. En cada hoja, se incluyen el encabezado y el pie.

Varias hojas, sin cortes. La forma imprime tantas hojas como sean necesarias para incluir todos los movimientos de la póliza o cheque. En laprimera hoja, se imprime el encabezado y en la última hoja se imprime el pie.

Impresión.

Impresora. En este cuadro de selección, indique la impresora en la cual se imprimirá su reporte. En el modo de diseño, ésta impresora se usará para elcálculo de los márgenes, tamaños de los controles y para la vista previa. Si la impresora no se encuentra disponible en alguna computadora al momento deimprimir el reporte, el sistema usará la vista previa y permitirá que usted indique la impresora a usar desde ahí.

Copias. Indique el número de copias deseada para el formato.

Nombres de las copias. Permite indicar un nombre para cada una de lascopias.

Imprimir en colores. Si la impresora lo permite, usted puede seleccionar el cuadro de imprimir en colores o desmarcarlos, para imprimir en blanco y negro.

Hoja.

Papel.

Tamaño. Elija el tamaño del papel en el cual se imprimirá el formato del cuadro de selección. Sólo se muestran los tamaños que la impresora seleccionada permite.

Ancho y alto. Si la impresora permite formatos personalizados, usted podrá indicar el ancho y el alto del papel.

Orientación. Elija la orientación del reporte (Vertical u horizontal).

Secciones. Elija el tamaño (en milímetros) del encabezado y del pie. El tamaño del detalle es el restante para el tamaño de la hoja (descontando los márgenes).

Márgenes. Indique el tamaño (en milímetros) de los bordes de la hoja. Por ejemplo, un margen superior de 25.4 mm deja una pulgada libre a partir del borde superiorde la hoja.

Bordes. La forma puede incluir una línea de borde en los márgenes superior, inferior,ambos o en todos.

Preferencias.

Colores.

Color de la pluma. Indique el color a usar para los bordes de loscontroles.

Color de relleno. Indique el color a usar para el fondo de loscontroles.

Estilo de relleno. Elija entre los diferentes estilos pararellenar el fondo de los controles.

Ejemplo. Aquí se muestra un ejemplo de cómo se mostrarán los bordes de los controles.

Marcos. Los controles pueden incluir un borde. La línea externa del borde es el marco. Los marcos pueden mostrarse rectos (use radios x e y igual a0) o redondeados (radios x e y diferentes de 0). Además, indique el espaciadoentre el marco y el control.

Propiedades de las etiquetas.

Texto.Indique la cadena a mostrar.

a Fuente . Indique la fuente de la cadena.

Borde.Indique si este control tendrá un borde visible o no tendrá borde.

Propiedades de los cuadros de texto.

Contenido.

Conjunto. Existen dos conjuntos de datos: General y Encabezado.

Dato. Indique el campo del conjunto deseado:

General. Usted puede elegir cualquiera de los siguientes campos:

Razón social. Incluye el nombre de laempresa.

Fecha y hora. Incluye la fecha y hora deimpresión.

Página. Imprime el número de página.

Página # de n. Imprime el número de página y el total de páginas.

Nombre de la copia. Imprime el nombre dela copia.

Encabezado. Incluye los datos de la póliza o del cheque.

a Fuente . Indique la fuente del campo.

Formato. Opcionalmente, usted puede aplicar un formato al dato. Estos formatos deben decumplir el estándar de formatos de VBA para el tipo de dato a imprimir. Opcionalmente, usted puede usar un formato de protección de moneda “(%0 pesos%1/100 m.n.)”.

Alineación. Indique la posición del dato dentro de su borde.

Borde. Indique si este control tendrá un borde visible o no tendrá borde.

Etiqueta.

Texto. Escriba la cadena de texto que desea incluir junto con el letrero.

Posición. Indique la posición del texto de la etiqueta con respecto al cuadro de texto.Elija entre “Arriba”, “abajo”, “izquierda” o “derecha”.

Tamaño. Indique el tamaño del borde. Aproximadamente 12 puntos para una etiqueta enposición “arriba” o “abajo” y, aproximadamente 8 puntos por cada carácter parauna etiqueta en posición izquierda o derecha. Un tamaño de 0 omite la etiqueta.

Alineación. Indique la posición de la etiqueta dentro de su borde.

Propiedades de los archivos de texto.

Archivo. Indique el nombre del archivo a incluir. Para buscar un archivo, haga clic en“...”

Propiedades de los cuadros de imagen.

Archivo. Indique el nombre del archivo a incluir. Para buscar un archivo, haga clic en“...”

Borde. Indique si este control tendrá un borde visible o no tendrá borde.

Ajustar. Indique “Autoajuste” si el cuadro de imagen cambiará su tamaño para incluir toda la imagen. Indique “Sin ajuste” si el cuadro de imagen se truncará altamaño del cuadro.

Propiedades de la rejilla.

Columnas. Indique cuántas columnas contiene la rejilla.

Renglones. Indique cuántos renglones (por hoja) tendrá la rejilla. Si la forma es de una sola hoja, éste es el límite de renglones a incluir.

Altura. Indique la altura (en pixeles) de cada renglón.

Borde. Indique si este control tendrá un borde visible o no tendrá borde.

Rejilla. Indique el estilo de cuadrícula a imprimir.

Usar encabezados. Indique si la rejilla incluirá los nombres de las columnas o no.

aFuente. Indique la fuente a usar para la rejilla.

Para definir una columna. Elija la columna en “Columna” y establezca el resto de sus propiedades.

Ancho. Es el ancho de la columna. También puede establecer el ancho de cada columna, arrastrando el borde derecho del nombre de la columna (prenda “usar encabezados” para poder ver la barra de encabezados).

Dato. Indique el campo correspondiente a la columna. Elija entre los campos posiblespor el cuadro de selección.

Formato. Opcionalmente, usted puede aplicar un formato a la columna. Estos formatos deben de cumplir el estándar de formatos de VBA para el tipo de dato a imprimir.

Alineación. Indique la posición del dato dentro de la columna.

Encabezado. Indique el nombre de la columna (si se usan encabezados).

Alineación. Indique la posición del encabezado dentro de la columna.