Manual Software Contable xlBooks
Operaciones Frecuentes En El Software Contable xlBooks
15 MINUTOS
1. INGRESAR NUEVAS CUENTAS
Haga clic en para abrir la ventana del catálogo de cuentas
la ventana del catálogo de cuentas está dividida en las siguientes secciones
Una barra de herramientas
Un árbol de cuentas
Un explorador de datos con varias pestañas
El catálogo de cuentas se organiza en un árbol jerárquico de cuentas
El primer elemento (raíz) es el nomre de la empresa ( o ).
El siguiente nivel está formado por las cuentas de titulo ( o ). Las cuentas de título pueden incluir otras cuentas de titulo o de mayor.
El siguiente nivel es el de cuentas de mayor ( o ). las cuentas de mayor sólo pueden incluir subcuentas.
El siguiente nivel es el de las subcuentas ( o ). las subcuentas pueden contener otras subcuentas.
En el árbol de cuentas, las cuentas tienen una jerarquía "familiar", donde una cuenta es padre, ascendiente, hija, descendiente o hermana de otra, según las posiciones que ocupen dentro del árbol.
Creamos la cuenta de Bancos. Bancos es una cuenta de Naturaleza Deudora, de Mayor, es No afectable y pertenece al Activo Circulante.
Haga clic en "Activo Circulante", en el árbol.
Como Bancos es una subcuenta (o hija o dependiente) de Activo circulante, haga clic sobre el botón " subcuenta "
Escriba el número 110000 en ""cuenta" y Bancos en el "Nombre" de la cuenta
Como la cuenta de Bncos es una cuenta Deudora, de Mayor y No afectable (que son las opciones propuestas). sólo oprima Aceptar.
Para cada cuenta puede indicar:
Una descripción adicional de la cuenta
La Naturaleza Deudora o Acreedora de la cuenta.
La posición (Título, Mayor o Subcuenta)
Si la cuenta es afectable o no
Ahora, creamos la cuenta de Caja. Esta cuenta será de mayor y no tendrá subcuentas, por tanto será afectable. Además, también es subcuenta de Activo Circulante. Note que el árbol está señalando la cuenta de Bancos
Usted tendrá que hacer seleccionar (hacer clic en) la cuenta de la cual desee crear subcuentas (hijas) o cuentas del mismo nivel (hermanas)
Haga clic en el botón " Cuenta", ya que Caja es una cuenta del mismo nivel de Bancos.
Escriba el número 111000 en "Cuenta" y Caja en el "Nombre" de la cuenta.Marquela casilla "Afectable" y oprima "Aceptar".
Continúe capturando su catálogo.
2. CAPTURAR PÓLIZAS
Haga clic en para abrir la ventana de pólizas
la ventana de pólizas está dividida en las siguientes secciones:
Una barra de herramientas.
Un árbol de cuentas.
Un explorador para pólizas (hasta 10 pólizas simultáneas)
Para crear una nueva póliza, haga clic en
Al pasar el cursos del ratón sobre el icono, notará que aparece una pequeña ayuda, en este caso indica (Ctrl+N). Esto significa que usted puede teclear la combinación de teclas Ctrl y N para crear una nueva póliza.
Haga clic en cuadro de selección "Tipo" de póliza y elija la opción "Diario".
En el campo "Fecha", introduzca la fecha del día de hoy. En el campo "Descripción" introduzca "Póliza de ejemplo" o cualquier otra redacción
Haga clic en la rejilla de los movimientos, sobre el primer renglón.
Haga doble clic en la cuenta de Caja, sobre el árbol. Xlbooks introduce el número de cuenta (y el nombre), sin qe usted tengra que escribirlo.
Capture el resto de la póliza. Utilice
Otras formas de escribir el número de cuenta son:
Escribirlo directamente en la columna Cuenta.
Hacer clic el botón del cuadro de selección. Aquí podrá buscar una cuenta de varias formas.
3. GUARDAR, AFECTAR Y ABANDONAR PÓLIZAS.
Para guardar la póliza, haga clic en . La póliza es guardada y puede continuar capturándola.
Para afectar la póliza, haga clic en . La póliza es guardada y contabilizada. Por ahora, capture una póliza balanceada y afecte la póliza.
Haga clic en para abandonar la póliza, Si no ha sido guardada (o fue modificada desde la última vez qe la guardó), xlBooks permite hacerlo ahora.
Algunos puntos a considerar son:
Puede guardar una póliza en cualquier momento.
Sólo puede afectar una póliza si está balanceada (suma de cargos y abono iguales).
En la parte inferior de la ventana encontrará los campos de Elaboró y Revisó, los cuales usted puede modificar libremente.
A la derecha de los campos de Elaboró y Revisó encontrará los campos de suma de los Cargos y Abonos de la póliza.
El folio de la póliza se asigna hasta el momento de guardarla por primera vez
Una vez afectada una póliza no puede modificarla (al menos hasta desafectarla).
Abandonar una póliza no significa borrarla, sólo quitarla de la ventana de pólizas.
4. TRAER UNA PÓLIZA EXISTENTE
Para traer una póliza, haga clic en
haga clic sobre la póliza que acaba de crear y elija Aceptar. Puede buscar las pólizas por tipo y rango de fechas.
El administrador de pólizas permite buscar pólizas por varios criterios.
5. DESAFECTAR, BORRAR, CANCELAR Y ELIMINAR PÓLIZAS.
Otras operaciones que puede realizar con las pólizas son:
Desafectar una póliza.
Borrar los renglones de la póliza.
Cancelar la póliza. Deja los renglones de la póliza en ceros.
Elimina la póliza. Borra de la contabilidad la póliza. Si la póliza se encontraba afectada, la desafecta antes de eliminarla.